't Dijkhuis is een VVT-instelling in regio Salland met 126 kwetsbare thuiszorg cliënten en biedt verschillende vormen van wonen (zelfstandig wonen met thuiszorg, seniorenwoning met thuiszorg, wonen binnen 't Dijkhuis) aan.
De thuiszorg cliënten van 't Dijkhuis zijn veelal kwetsbare ouderen met een of meer chronische ziekten en beperkingen. Zeker 70% van haar thuiszorgcliënten heeft één of meerdere chronische ziekten, zoals diabetes (met regelmatig wonden), COPD en chronisch hartfalen. Ook ziektes als MS, dementie en aandoeningen aan het bewegingsapparaat komen met grote regelmaat voor. 't Dijkhuis wil de cliënt een veilig thuis bieden met zo veel als mogelijk eigen regie. In de regio ervaart men een tekort aan personeel. Om dezelfde zorg aan haar cliënten te kunnen leveren, dient men te kijken naar manieren om de administratieve handelingen te verminderen, dan wel te schrappen indien mogelijk.
't Dijkhuis gaat in eerste instantie inventariseren welke administratieve handelingen er allemaal aanwezig zijn. Welke handelingen als meest tijdrovend en/of overbodig worden ervaren. Daarna zal men een Top 3 maken en hiermee aan de slag gaan. 't Dijkhuis gaat kijken of er kan worden vereenvoudigd, verduidelijkt, maar ook of de administratieve handeling wellicht kan worden geschrapt.
Projectresultaat
't Dijkhuis is direct enthousiast aan de slag gegaan nadat de subsidie was toegekend. In meerdere sessies is met alle betrokkenen geïnventariseerd welke administratieve handelingen er allemaal zijn, hoeveel tijd ze in beslag nemen en hoe belastend ze deze ervaren. Hieronder de Top 3 en de resultaten:
- Rapportage lezen en verwerken
Er is met diverse andere zorginstellingen een brief opgesteld en deze wordt verstuurd aan NEDAP om erop aan te dringen dat ze spraakgericht rapporteren gaan implementeren. Dit gaat enorme tijdswinst opleveren. Daarnaast is er een scholing Rapportage Technieken gevolgd (effectief rapporteren), dit zit in de implementatiefase. Hier zal een visie voor worden opgesteld.
- Formulieren en machtigingen
Waar eerst alle formulieren en machtigingen handmatig moesten worden ingevuld (met kans op fouten), moesten worden geprint, door de zorgafnemer moesten worden getekend en uiteindelijk moesten worden ingescand en in de juiste map worden gedaan, is het nu allemaal digitaal ingeregeld via ONS. Dit scheelt enorm veel tijd en kans op fouten is nihil. Daarnaast zijn in de KDO kamers informatiemappen neergelegd voor de bewoner.
- Medicatiewijzigingen
Er waren veel onduidelijkheden in het proces, wie doet wat? De huisarts, apotheker en medewerker van 't Dijkhuis. In een fysieke bijeenkomst is alles besproken en opnieuw in kaart gebracht. De huisartsen doen voortaan telefonisch spreekuur zodat direct recepten e.d. verstuurd worden. Dit moet ervoor zorgen dat de onduidelijkheid verdwijnt en er minder fouten voorkomen in het medicatieproces.